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    会议常识

会议主办单位会前五点注意事项
作者:   时间:2012-5-30

一 、提前了解会议酒店或宾馆的详细情况:
1)主管会议的经理必须全程操作下来,与宾馆签定详细的合同;
2)宾馆附近的情况直接影响会议旅游的报名,应采取有效的防范施;
3)宾馆的特价房、钟点房、散客房的挂牌价、前台价要了解清楚;
4)了解会场的具体情况,和专业设备的使用要先期试用,是多功能会场还是专业会场。

二、会议代表旅游报名的注意事项:
1)来咨询的代表尽量让他们及早报名,以便旅游的各项准备工作及时展开;
2)及时统计旅游报名人数,尽量凑到合理人数便于操作和降低成本;
3)旅游参考单上要标明出游当天的安排(叫早,早餐,集合地点,出发等时间);
4)成团出游一定要安排好,服务好,让代表们感受到这是一次难忘的旅游。
5)这样代表们就会成为我们的直接客户,而会务组也会得到好反馈的,以后的合作会更加愉快,可想而知会后旅游的重要性。


三、会议当天注意事项:
1)用早餐前,提醒服务员一定要凭会议代表的餐卷才能进餐厅;
2)会议负责人应提前抵达餐厅,仔细检查安排的用餐标准是否与合同相符,有情况及时协调;
3)会议举办前1小时,应当和会务组、酒店负责人一起到会议室检查会议设施,摆放,音响,投影仪等,如发现问题及时解决;
4)会议当天上午很重要,要派人盯一下会场,佩带代表证的才让进会场。


四、会议代表入住宾馆: 
1)要求宾馆应做详细登记 ,我们也要做登记,每天核对一下人数。便于最后结算; 
2)会后有续住的应由正确统计人数并收取费用来代订宾馆。


五、会议发票:
1)代会务组开给会议代表的发票,因张数很多可采取分段开,也可安排同一时间开; 
2)应注意的是,要凭会务组开出的收据才给开发票。这样便于做帐;
3)会议代表一般都会要求多开住宿发票,按10%税金进行补收。


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